あなたはパソコンやスマホで
- 打ち合わせ・会議
- 研修・セミナー
- 面談・面接
などを行っていますか？
コロナをキッカケに、Web上でのコミュニケーションは大きく発達しました。
コロナ後の社会においても、その便利さからビジネスシーンには欠かせないツールとなっています。
その一方でコミュニケーションの難しさを感じることが多いのではないでしょうか。
今回はそんな「オンラインで話す際のコミュニケーション方法」をご紹介します。
日頃から
- 意図がうまく伝わっていない気がする
- 説明が難しい
- 相手の反応がわかり辛い
などオンライン独特のコミュニケーションに悩んでいる方は必見です。
オンラインとは
そもそもオンラインとは、どの様な意味なのでしょうか？
簡単に調べてみると、オンラインとは
インターネット回線につながっている状態
を意味する言葉です。
例えば
- Webサイトを見る
- Web上のツールを使う
- メールやチャットを送信する
など、インターネット回線に接続していなければできないことは、オンラインという言葉が使われるケースが多くなります。
つまり、ネット環境における行動など全てが「オンライン」といえます。
オンラインのコミュニケーションとは
オンラインのコミュニケーションは、
インターネット回線に繋がった状態でのコミュニケーション
です。
メールやチャットも含まれることになりますが、一般的には
- Zoom
- Teams
- Google Meet
などのWeb上でPCを使って会議（テレビ電話）などを行うことを指すことが多いです。
メリット
このWeb会議にはメリットが非常に大きいです。
そのため会うことができなかったコロナ禍で利用者が急拡大し、その後も利用者が減らない理由です。
場所が関係ない
圧倒的なメリットは、場所が関係ないことです。
PCやスマホがあれば、世界中の方と顔を見ながら話すことができます。
その為、使用されるシーンとしては
- 国際的な会議
- アメリカ在住者との英会話レッスン
- 自宅やカフェ、外出先から参加できる
など幅広い用途で多くの人々に使用されています。
幅広い使い方ができることで、
- リモートワーク
- ワーケーション
なども新しい文化として定着しています。
時間や費用が掛からない
場所が関係ないので、時間や費用の削減にもなります。
直接会わなくても打ち合わせや会議ができるので、時間の短縮に繋がります。
仮にアメリカで行われる会議に参加しようとすると、
- 移動時間
- 旅費
- 人件費
など様々なコストがかかってきます。
海外は極端な例ですが、出勤がなくなり自宅から仕事ができるだけでもコスト削減が可能です。
また隙間時間でも簡単にWeb会議に参加することができます。
このようにコストがかからない点もWeb会議の大きな魅力の一つです。
紙での印刷が不要
Webでの会議ではPCの画面を共有することができます。
そのため相手に渡す資料をパソコンを通して確認することができ、印刷がいらない場合が多いです。
- 印刷する手間
- 紙やインク代の削減
- 保管などの場所を作らない
サステナブルの観点からもWeb会議は有用だといえます。
この様に、今となってはビジネスシーンのみならず、私たちの生活に欠かすことのできないツールとなっています。
難しい理由
そんなメリットが沢山あるWeb会議ですが、デメリットがあります。
代表的なものをご紹介します。
伝わりにくい
やはり直接会って話すことに比べると、どうしても伝わり辛い面があります。
通常のコミュニケーションであれば全く問題ないですが、
- 熱意
- 空気感
- 表情・声のトーン
など感情が伴うコミュニケーションは特に伝わりにくいです。
関係性を築いていきたい相手であれば、対面で会う約束をしましょう！
雑談がしにくい
Web会議では、雑談ができません。
普段の仕事中でも雑談の時間は設けられていませんが、
- 立ち話
- 送迎、休憩時
- 近くの方とする気軽な会話
など多くの場面で雑談ができます。
しかし、オンラインでは時間が限られており、目的が明確です。
アイスブレイクの様な意図したもの以外では、なかなか雑談することもできません。
雑談は些細なキッカケで、相手との距離を詰めることができるとても有効な手段です。
目的は果たせても、信頼関係を築くことは難しいかもしれません。
Web会議は、相手と仲良くなりたいときには不向きなので相手との関係性などを考慮して手段を選ぶ様にしましょう！
通信状況や環境に左右される
どうしても外せないデメリットが通信、環境についてです。
オンラインで行う以上、通信状況が良くないと話し合いもできません。
自分の力ではどうしようもないことが多いですが、相手にはそんなこと知る由もありません。
- 通信環境が悪い
- 周囲がうるさい
- 声が聞こえない
など、環境が整っていないと相手に迷惑をかけ、最悪の場合信用を失ってしまう可能性もあります。
Web会議を行う以上は通信状況や周囲の環境を万全にして臨むことが必要です。
カフェから参加するときなど、周囲に配慮が必要なときは特に気をつけましょう！
おすすめの方法【３選】
デメリットを解決するほどではありませんが、コミュニケーションを円滑にする方法をご紹介します。
これらの方法でWeb会議が格段にやり易くなり、相手とコミュニケーションを取ることができます。
気軽に発言できる雰囲気作りをする
Web会議では、途中で話し出すことが非常に難しいです。
対面でも難しいですが、身振り手振りができない分Web会議の方がより切り出しにくいといえます。
そのため「テンポの良い会話」ではなく、「相手が話し終えたら自分が話し出す」という方法がWeb会議では適しています。
とはいえ、発言ができない会議では何も意味がないので、気軽に発言できる雰囲気作りをすることが大切です。
- 発言や質問を促す
- 事前に関係性を作る
- BGMを流す
その他にも話し手が明るく楽しそうに臨むことで、話しやすい環境を整えることが可能です。
様々な工夫をして、話しやすい雰囲気を作っていきましょう！
ブレイクアウトルームを活用する
上記でもお伝えしましたが、大人数の中で発言や質問をするのは気が引けてしまいますよね？
オンラインであれば、発言や質問をしなくなってしまうのは顕著になります。
そんなときは「ブレイクアウトルーム」を活用していきましょう！
ブレイクアウトルームは、参加者をグループ毎に分かれて話ができる「小部屋」が作成される機能です。
人数を3,4名に設定して振り分ければ、自然と参加者同士にコミュニケーションが生まれます。
参加者同士で
- 自己紹介
- 話し合い・ディスカッション
- ゲーム・雑談
をする様な場合は非常に適しています。
研修やセミナーでもうまく活用することで、対面ではできない内容を提供することができます。
ミュートや画面オフにしない
私たち日本人の良さでもある「配慮・気遣い」の精神。
- 雑音を入れない為に、ミュートにする
- 恥ずかしいから画面をオフにする
- 発言しないので、会議には参加しているだけで全てオフ
これらの行動に思い当たる方も多いのではないでしょうか？
Web会議の目的は様々ですが、参加しているという意思表示は非常に大切です。
意思表示がなければ、話し手も不安になってしまいます。
話せるタイミングがあれば積極的に話していきましょう！
ミュートが推奨されている場面であっても、画面は付けて
- 大きく頷く
- リアクションボタンを利用する
- チャットする
など、参加していきましょう。
本来は対面で行っていたものが、オンラインでもできるようになった
ということを忘れないでください。
その自覚があれば、コミュニケーションが取りやすくなるはずです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はオンラインにおけるコミュニケーション方法をご紹介しました。
世界中の相手とどこにいても繋がれる便利さの一方で、Web会議のコミュニケーションには限界があります。
最も効果的なコミュニケーション方法は「会う」ことです。
これはオンラインがどれだけ普及しても変わることのない事実です。
大事な時は「会いに行く」ということを心がけてください！
AlWithでは、オンラインでのアイスブレイク方法や面談時の重要ポイントなどもご紹介しています。
最後までご覧いただき、ありがとうございました！
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